Insuleo ne démarre pas sur un solde global recopié : la situation de départ est détaillée, elle passe des contrôles croisés, puis elle est validée au grand livre. Le premier relevé que vous éditez est déjà justifiable.
Soldes repris compte par compteContrôles croisés au vert3 copropriétés reprises gratuitement
La migration, en cinq étapes
Une copropriété à la fois, pas un portefeuille d'un bloc
Une reprise ratée ne se voit pas le jour de la bascule : elle se voit deux ans plus tard, quand un copropriétaire conteste son compte et que personne ne sait d'où vient son solde d'ouverture. D'où cette méthode, qui refuse de valider tant que les contrôles ne tombent pas juste.
1. Choisir la date de coupure
Juste après une clôture d'exercice approuvée en assemblée générale. Les comptes sont arrêtés, les à-nouveaux sont établis, et personne ne conteste les soldes de départ. Migrer en milieu d'exercice est possible mais coûte une reprise d'écritures en plus.
2. Reprendre la structure
Bâtiments, lots, tantièmes et clés de répartition, copropriétaires et occupants. Une clé fausse produit des appels de fonds faux pendant des années : cette étape se contrôle avant tout le reste.
3. Reprendre la situation de départ
Soldes des copropriétaires, fournisseurs, banque, fonds de travaux et opérations en cours. Vos documents sont lus automatiquement et pré-remplissent les valeurs : vous vérifiez au lieu de retaper. Détaillée compte par compte, jamais en solde global.
4. Passer les contrôles croisés
La somme des comptes 450 doit rejoindre le total des copropriétaires, la banque doit rejoindre le dernier relevé, le fonds de travaux doit rejoindre son historique de cotisations. Tant qu'un contrôle échoue, la situation n'est pas validée.
5. Valider dans le grand livre
La situation de départ devient des écritures datées, et le premier relevé que vous éditez est déjà justifiable. À partir de là, la copropriété vit dans Insuleo et l'ancien outil ne sert plus que d'archive.
Trois façons de reprendre une copropriété
Un classeur, des documents ou l'export de votre logiciel : le même contrôle à l'arrivée
La reprise se fait copropriété par copropriété, parce que c'est ainsi que les données arrivent : de l'ancien syndic, d'un collaborateur, d'un export. Chaque copropriété a son rapport de vérification et sa validation. Un cabinet en reprend trente comme un bénévole en reprend une.
Le classeur de reprise
Un fichier Excel par copropriété, généré par Insuleo : bâtiments, lots, copropriétaires, clés de répartition et comptes, chacun dans son onglet. Vous le remplissez ou le déléguez, puis le déposez. Les erreurs se corrigent sur place, ligne par ligne.
Les documents de l'ancien syndic
Règlement de copropriété, état des tantièmes, annexes comptables, feuille de présence : déposés tels quels, ils pré-remplissent le dossier de la copropriété. Rien n'est écrit sans votre validation.
L'export de votre logiciel actuel
Pour un portefeuille entier : l'export de votre logiciel est découpé par nos soins en un dossier par copropriété, puis suit le même contrôle. Les 3 copropriétés de l'essai sont reprises gratuitement ; pour le reste, la mise en service se chiffre en démo.
Plusieurs copropriétés d'un coup
Vous déclarez la liste de vos copropriétés une fois. Insuleo les crée, génère un classeur pour chacune et accepte le dépôt groupé. Une copropriété bloquée n'arrête pas les autres.
C'est le poste qui décourage la plupart des migrations : ressaisir des centaines de lignes depuis des PDF. Balance de sortie, relevés bancaires, tantièmes, factures en cours et relevés de compteurs sont lus automatiquement et pré-remplissent la situation de départ. Vous ne tapez plus les valeurs, vous les vérifiez.
Reprise de documentsLes Tilleuls · balance de sortie au 31 décembre 2026
Balance de sortie.pdfValider
Lignes lues148
Reconnues141
À vérifier7
Saisie manuelle0
Ligne lue
Compte
Montant
Lecture
DUPONT Jean, lot 3
450
1 240,00
Certaine
Fonds de travaux
105
14 400,00
Certaine
MARTIN / MARTIN-DUBOIS
450
312,50
À trancher
Banque, compte séparé
512
24 580,00
Certaine
Ce qui se lit
Balance de sortie, grand livre, relevés bancaires, tableau des tantièmes, factures en cours et relevés de compteurs, en PDF comme en tableur.
Le doute est isolé, pas deviné
Une ligne ambiguë, deux homonymes, un montant illisible : elle part dans une file à trancher et bloque la validation d'ici là.
Vous validez, toujours
La lecture pré-remplit. Elle n'écrit rien au grand livre : la validation de la situation de départ reste un geste humain.
Inclus dans l'abonnement
La lecture des documents est comprise dans toutes les offres, sans supplément.
Ce qu'on reprend, et ce qu'on laisse
Le périmètre se décide avant de commencer, pas en cours de route
Vouloir tout reprendre est le meilleur moyen de ne jamais finir. L'historique non repris reste consultable dans votre ancien outil et dans ses exports : rien n'est détruit, c'est le périmètre du démarrage qui est délimité.
Lots, tantièmes, clés : en premier
Une clé fausse fausse tous les appels de fonds à venir. Les copropriétaires et occupants suivent, pour les appels, les envois et l'AG.
Soldes 450 et 401 : détaillés
C'est ce qui rend chaque relevé de compte justifiable, copropriétaire par copropriétaire et fournisseur par fournisseur.
Banque, fonds et travaux en cours
Contrôlés contre le dernier relevé et l'historique de cotisations ; les annexes 4 et 5 suivent les travaux opération par opération.
Pas les écritures des exercices clos
Coûteuses à reprendre, et sans effet sur la justification des soldes. Les pièces se versent dans la GED au fil de l'eau, quand elles servent.
Ce qui fait échouer une reprise
Quatre situations qu'on rencontre à chaque migration, et ce que Insuleo en fait.
Les 3 copropriétés de l'essai sont reprises gratuitement par notre équipe. Pour le reste du portefeuille, la reprise guidée est incluse dans toutes les offres : lots, copropriétaires, soldes et historiques s'importent depuis votre logiciel, et chaque solde est contrôlé. Si vous préférez que notre équipe s'en charge, la mise en service se chiffre en démo.
Quel est le meilleur moment pour changer de logiciel ?
Juste après une clôture d'exercice approuvée en assemblée générale. Les comptes sont arrêtés, les à-nouveaux sont établis et les soldes de départ ne se discutent pas. Une migration en cours d'exercice reste possible, mais elle oblige à reprendre les écritures déjà passées.
Faut-il un vote en assemblée générale pour changer d'outil ?
Non. Le choix du logiciel relève de l'organisation du syndic, pas d'une décision du syndicat. Ce qui relève de l'AG, c'est le mandat de syndic et l'approbation des comptes, pas l'outil qui les produit.
Reprend-on tout l'historique comptable ?
Non. On reprend les soldes de départ détaillés, pas dix ans d'écritures. L'historique antérieur reste consultable dans votre ancien outil ou dans ses exports, et les pièces se versent dans la GED au fil de l'eau.
Nous avons trente copropriétés à reprendre, faut-il tout ressaisir ?
Non. Vous déclarez la liste des copropriétés une fois, Insuleo les crée et génère un classeur de reprise pour chacune. Chaque classeur se remplit, se délègue et se dépose séparément, et l'export de votre logiciel actuel peut être découpé par nos soins en un dossier par copropriété.
Combien de temps prend une migration ?
Quelques heures par copropriété. L'essentiel du temps passe dans la vérification des tantièmes et des soldes, pas dans la saisie : vos documents sont lus automatiquement et pré-remplissent la situation de départ. Un cabinet migre copropriété par copropriété, pas tout son portefeuille le même jour.
Que se passe-t-il si un solde ne tombe pas juste ?
La situation de départ ne peut pas être validée. Un écart non expliqué au moment de la reprise devient un écart inexplicable trois ans plus tard, au pire moment : quand un copropriétaire conteste son compte.
Et si je veux repartir plus tard ?
Balance, grand livre, journaux, annexes, FEC par exercice et documents de la GED s'exportent à tout moment, sans démarche ni délai. La réversibilité ne se négocie pas au moment du départ, elle s'obtient au moment de l'entrée.
Reprenez une comptabilité tenue ailleurs
30 minutes en visio : on écoute votre besoin, on vous présente Insuleo et on vous propose un tarif adapté à votre cabinet.
