Un gestionnaire part, un conseil syndical change : rien ne se perd. Chaque document est rangé dans le bon dossier, visible par les bonnes personnes, et les pièces restent attachées aux écritures qu'elles justifient.
Facture Alto rattachéePV publié aux copropriétairesEspace en ligne : 2 pièces à compléter
Tout est rangé, vous n'avez rien à inventer
AG, contrats, travaux, assurances, comptabilité
Les dossiers d'une copropriété sont livrés prêts, les mêmes d'un mandat à l'autre. Les documents s'y rangent sans que personne n'ait à les classer, et vous les retrouvez en quelques secondes.
DocumentsLes Tilleuls · 63 documents rangés par dossier
Espace en ligneDéposer
Dossiers
14Assemblée Générale
23Budget et Comptabilité
9Contrats et Conventions
11Travaux et maintenance
4Assurances
2À classer
AG du 12/06/2026
COConvocationAnnexes jointesPublic
PVProcès-verbalSigné en lignePublic
POPouvoirs12 documentsPrivé
PRPreuves d'envoiUn seul PDFPrivé
2 documents attendent dans « À classer »
Une arborescence prête
Le classement de la copropriété existe dès le premier jour. Rien à paramétrer, personne ne range à sa façon.
Le rangement se fait seul
Un relevé bancaire, un mandat SEPA, une pièce de recouvrement ou un sinistre arrivent directement dans le bon dossier.
Le modèle du cabinet
Vous adaptez l'arborescence une fois, et toutes vos copropriétés la reprennent.
Retrouvé en un instant
Par titre, format, date ou origine. Pas besoin de savoir qui a déposé le contrat d'ascenseur.
La pièce reste attachée à l'écriture
La différence entre un classeur et une comptabilité justifiable
Une GED à côté de la comptabilité oblige à chercher deux fois. Ici la facture d'ascenseur reste liée à l'écriture qu'elle a produite, et un clic ramène du solde à la pièce, même trois ans après.
Ascenseurs AltoFacture 2026-0731
Total TTC1 240,00 €
Écriture du 12/07/2026Contrats de maintenance1 240,00 €
Un clic de la pièce à l'écriture
Du solde jusqu'à la pièce
Un copropriétaire conteste son solde : chaque ligne renvoie au document d'origine.
Une facture lue pour vous
Déposez une facture, un devis ou un relevé de compteurs : l'assistant prépare la saisie. Rien n'est enregistré sans votre validation.
Rattaché après coup
Un devis ou une pièce saisis sans document ? Vous y joignez celui de la GED, sans jamais en remplacer un.
Une pièce protégée
Un document lié à une écriture ne se supprime pas d'un clic. Une suppression par erreur se rattrape depuis la corbeille.
Chacun voit ce qui le concerne
Public ou privé, par document
Un document publié est visible par les bonnes personnes, sans pièce jointe qui circule ni destinataire oublié. Les copropriétaires sont prévenus à la mise à disposition, et vous recevez moins de demandes de documents.
Procès-verbal de l'AG du 12/06/2026 · qui le voit
PV
Conseil syndicaldès le dépôt
Tous les copropriétairesprévenus à la mise à disposition
Locatairesseulement ce qui les concerne
Public ou privé, par document
Chaque pièce porte son statut. Un copropriétaire ne voit jamais le dossier d'un autre.
Publié d'office quand la loi le veut
Les dossiers à mettre à disposition sont publiés au dépôt, et les copropriétaires sont prévenus.
Un espace par copropriétaire
Documents communs, documents de son lot et espace d'échange : l'attestation d'assurance n'arrive plus par la boîte mail.
Des listes de diffusion
Un groupe selon vos critères, défini une fois et réutilisé à chaque envoi.
L'espace en ligne obligatoire, suivi pour vous
Décret de 2019 sur l'espace en ligne du syndic
Le logiciel liste les pièces que le syndic doit mettre à disposition et vous dit ce qui est complet et ce qui manque. Les preuves d'envoi de vos convocations et mises en demeure s'archivent sans y penser.
Espace en ligneLes Tilleuls · 16 sur 18
Règlement de copropriété
Procès-verbaux des trois dernières AG
Contrats d'entretien en cours
Carnet d'entretien à mettre en ligne
Chaque pièce attendue, suivie
Pour tous, pour le conseil syndical, pour chaque copropriétaire : vous voyez ce qui est en ligne et où compléter le reste.
Une alerte avant le contrôle
Le centre de suivi vous signale qu'il manque une pièce, sans attendre qu'on vous le demande.
Preuves d'envoi conservées
Convocations, procès-verbaux et mises en demeure : la preuve rejoint la GED, au bon dossier.
Le pack de vente du lot
Les documents à remettre à l'acquéreur se préparent en une archive, prêts pour le notaire.
Tout ressort, rangé comme il l'était
Passation et réversibilité
Vos documents sortent rangés par dossier, avec la comptabilité, pour le syndic suivant comme pour vous.
Un export qui garde le rangement
Les documents sortent par dossier, avec la comptabilité de tous les exercices.
Une remise sécurisée
Une interface sécurisée pour échanger les documents avec le syndic suivant, bordereau signé en ligne.
Tout le portefeuille d'un coup
Un cabinet qui change d'outil récupère les archives de toutes ses copropriétés en une fois.
Une passation sans reconstitution
Le nouveau gestionnaire reprend un dossier classé comme les autres mandats.
Ce que coûte un classement approximatif
Quatre situations où l'absence de document se paie plus cher que son archivage.
Sur une infrastructure hébergée en France, hors de la racine web : aucun fichier n'est accessible par une adresse directe. Chaque téléchargement passe par un contrôle d'authentification et de droits.
Un copropriétaire voit-il tous les documents ?
Non. Chaque document porte un statut public ou privé, et l'espace d'un copropriétaire ne montre que ce qui le concerne : les documents communs de la copropriété et ses propres pièces.
La GED est-elle liée à la comptabilité ?
Oui. Une facture est rattachée à l'écriture qu'elle produit : depuis une ligne du grand livre ou depuis le relevé d'un copropriétaire, un clic ramène à la pièce d'origine.
L'assistant peut-il lire mes factures ?
Oui. Vous déposez une facture, un devis ou un relevé de compteurs, et l'assistant prépare la saisie. Rien n'est enregistré avant que vous ayez validé sa proposition.
Que se passe-t-il si on supprime un document par erreur ?
Il part en corbeille et reste récupérable. Les documents rattachés à des écritures comptables sont d'ailleurs protégés : la pièce qui justifie une écriture ne disparaît pas d'un clic.
Peut-on récupérer tous les documents en partant ?
Oui, à tout moment et sans démarche. Les documents s'exportent rangés par dossier, avec les données comptables : la réversibilité porte sur l'ensemble, pas seulement sur le FEC.
Comment remettre les documents au syndic suivant ?
Par une interface sécurisée, avec un bordereau qui liste chaque pièce remise. Le syndic entrant le signe en ligne, et le bordereau signé est rangé dans les documents de la copropriété.
Cela remplace-t-il l'extranet obligatoire ?
L'espace en ligne prévu par la loi ALUR et le décret de 2019 est intégré : les documents que la copropriété doit y mettre à disposition sont ceux de la GED, publiés au bon niveau de visibilité. Le logiciel indique les pièces qui manquent.
Ne cherchez plus un document deux fois
30 minutes en visio : on écoute votre besoin, on vous présente Insuleo et on vous propose un tarif adapté à votre cabinet.
